大学职员、求职者和其他工作人员的隐私信息

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本隐私通知适用于现任和前任员工, 工人, 承包商, 荣誉职位, 志愿者和客座讲师. 它解释了十大菠菜台子将如何处理你的个人数据. 本通知不构成任何雇佣合同或其他提供服务合同的组成部分.

十大菠菜台子掌握了什么信息?

十大菠菜台子持有您的一系列个人资料, 其中一些是你直接提供给十大菠菜台子的,另一些是十大菠菜台子从第三方接收的.

以下是十大菠菜台子所持有的个人资料类型的一些例子:

  • 个人信息,如姓名、头衔、出生日期、性别、军事状况和受抚养人
  • 联系详情,如地址,电话号码和个人电子邮件地址
  • 近亲和紧急联系方式
  • 国民保险号码
  • 银行账户详细信息,工资明细和税务状况信息
  • 工资,年假,养老金和福利信息
  • 工作地点,工作地点
  • 招聘信息(包括资格证书复印件), 工作文件权, 驾驶证证明人以及简历、求职信或申请过程中包含的其他信息)
  • 工作记录(包括职称), 工作经历, 工作时间, 培训记录及专业会员资格)
  • 移民信息(例如护照细节和语言能力)
  • 性能信息
  • 纪律和不满信息
  • 闭路电视录像和其他通过电子手段获得的信息,如刷卡记录
  • 关于您使用十大菠菜台子IT系统的信息
  • 身份证图像和照片
  • 通过登录校园建筑的edu漫游WIFI收集的位置数据, 包括教学空间和公共区域. 通过使用员工卡登录而收集的位置数据.
  • 通过登录校园建筑的edu漫游WIFI收集的用户名数据, 包括教学空间和公共区域. 收集这些样本完全是为了支持NHS检测和追踪系统,并在严格限制的时间内保存.

十大菠菜台子也可以, 储存及使用以下“特别类别”较敏感的个人资料:

  • 关于你的种族或民族的信息, 残疾, 年龄, 宗教信仰, 变性, 性取向, 政治观点, 婚姻和民事伙伴关系以及怀孕和生育
  • 工会会员资格
  • 您的健康信息,包括任何医疗状况、健康和疾病记录
  • 任何刑事定罪,犯罪和禁止名单的信息
  • 工作人员自我报告传染病症状的健康信息.g. Covid - 19或流行性腮腺炎,或公共卫生或NHS机构通知大学的地方.

十大菠菜台子如何使用它,为什么?

十大菠菜台子会处理你的个人资料,以协助十大菠菜台子有效地管理你与大学之间的雇佣关系.

十大菠菜台子只会为特定的目的处理数据,并且符合数据保护法. 下表列出了十大菠菜台子处理个人数据的各种原因和理由.

根据合同的需要,对您的个人数据进行某些处理是合理的. 一般来说,这适用于你在开始为十大菠菜台子工作时,以及在大学任职期间向十大菠菜台子提供的个人资料. 这是为了管理雇佣关系和监督绩效

没有这些信息,十大菠菜台子就不能雇用你,也不能遵守十大菠菜台子, 评估你的申请, 提供你在学校工作的机会或做出合理的调整. 为了履行十大菠菜台子十大菠菜台子义务,十大菠菜台子也需要提供一些个人资料(例如, 移民局或HMRC)

十大菠菜台子为什么处理您的数据
 目的十大菠菜台子基础 的理由
对你的招聘或任命做出决定 合同 在签订雇佣合同前必须遵守《菠菜稳台子》
来决定你为十大菠菜台子工作的条件 合同 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
分配和管理工作职责 合同 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
支付工资、税款、养老金及相关福利 合同 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
管理工作表现和行为 合同 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
管理培训和发展的需要和机会 合同 为履行劳动合同所必需的.
支持包括Athena Swann在内的专业认证和特许标志的管理和应用, 种族平等和石墙. 合法权益 & 同意

专业认证证明机构对达到高专业标准的承诺

数据通常以聚合和匿名格式共享, 但在分享个人身份数据(图片/钢笔肖像)的情况下,这些数据将在您同意的情况下分享.

监测平等、多样性和包容性 十大菠菜台子义务 这对十大菠菜台子促进包容性工作环境的十大菠菜台子义务和遵守《十大菠菜台子》以及包括《十大菠菜台子》在内的其他十大菠菜台子义务是必要的
提供资讯科技服务、楼宇通道及图书馆服务 合同 & 合法利益 为履行劳动合同所必需的.

请注意,任何使用非uon帐户访问Microsoft 365的人, 你的电子邮件地址将对任何在微软团队中搜索你的人可见. 如果不通过这种方式搜索您的数据,十大菠菜台子将无法访问M365.

对于非必要的图书馆用户,这种处理的十大菠菜台子依据是“合法利益”.
执行和确保遵守大学的政策 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同所必需的, 并遵守大学的政策, 《菠菜稳台子》及《菠菜稳台子》
透过闭路电视(包括随身摄影机)进行监察,以作预防, 减少, detection and investigation of crime and other incidents; to ensure the safety of staff, students and visitors; to assist in the investigation of suspected breaches of University regulations by staff or students; and the monitoring and enforcement of traffic related matters.

合法利益 & 法定义务 &
合同

确保校园是安全的工作场所是大学的合法利益所在, 生活和学习. 学校对员工和学生负有法定的注意责任,以确保环境安全. 

个人在哪里使用泊车设施, 他们签订了一项合同,其条款和条件要求为监测目的进行监测.
评估、监督和管理健康状况、工作能力和病假管理 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
管理健康和安全事故,包括法定报告和医疗转介 十大菠菜台子义务 遵守工作场所健康和安全法.

监察屋苑职员受大学提供的机械设备所产生的震动影响.

合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
管理升级及晋升程序 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
提供人力资源系统开发的管理信息和测试功能 合同 & 十大菠菜台子义务 & 合法利益 为履行劳动合同所必需的, 遵守《菠菜稳台子》和十大菠菜台子的合法利益,确保人力资源系统安全、高效地运行, 也, 为管理决策提供信息
与申请人沟通(包括调查你的经历)和在你的工作期间 合同 & 十大菠菜台子义务 & 合法利益 为履行雇佣合同,遵守《菠菜稳台子》和十大菠菜台子的其他十大菠菜台子义务,以及十大菠菜台子与员工协商和提高对措施和机会的认识的合法利益所必需的
为您提供与就业相关的福利 合同 为履行劳动合同所必需的
联络你的退休金提供者 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
资助国际员工在英国工作 合同 & 十大菠菜台子义务 & 合法利益 为履行雇佣合同和遵守雇佣法和十大菠菜台子的其他十大菠菜台子义务所必需
检查工作权利状况,支持签证申请 合同 & 十大菠菜台子义务 & 合法利益 为履行雇佣合同和遵守雇佣法和十大菠菜台子的其他十大菠菜台子义务所必需
提交资助申请及/或与资助人签订资助协议, 包括, 但不限于UKVI, 和/或与其他主导资助申请的机构共享信息. 监测信息以汇总形式与乌克兰情报研究所共享. 公共任务 & 合同 这是使大学能够获得资金资源进行研究所必需的
遵守研究资助者关于欺凌和骚扰的政策 合法利益 研究资助提供者要求申请人证明他们有良好的品格,没有遭受过真实的欺凌, 骚扰, 研究不当行为或科学欺诈索赔/制裁作为他们在释放资金之前和项目生命周期内的尽职调查过程的一部分,或在与资助者的工作人员联系期间(专家组成员), 同行评审等.).

如果不能处理所要求的数据,联安处获取资金来源的能力将受到限制.
为可能的申诉或纪律听证会收集证据 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
决定是否继续雇用你或安排终止十大菠菜台子的工作关系 合同 & 十大菠菜台子义务 为履行劳动合同和遵守《十大菠菜台子》所必需
应要求提供参考资料 合同或同意 申请人履行劳动合同所必需的或已征得同意的
评估是否适合及有资格在港大从事工作(包括入职前检查), 例如, 要求推荐信, 订票时候的问题, 询问未执行的刑事定罪) 合同 & 十大菠菜台子义务 & 合法权益 我方有必要与贵方就订立合同的过程进行接洽(合同必要性), 履行雇主的法定责任,确保员工和学生的安全和福利(遵守法定义务),并为十大菠菜台子的合法利益服务
提供由主要供应商管理的服务,包括差旅, 保险, 住宿及租车 合同 & 十大菠菜台子义务 劳动合同的履行必须符合《十大菠菜台子》的规定
进行非学术目的的内部研究和分析,包括监测机构层面的表现和质量,以及对数据主体没有直接影响的情况 合法权益 确保大学能够通过了解其做法如何影响教职员和学生,并制定持续改进其政策,从而使教职员和学生受益的正当利益, 流程和技术.
参与卓越研究架构(REF) 十大菠菜台子义务 有关REF如何处理个人数据的详细信息, 请参阅专用网站和隐私声明 在这里.
购买和管理UoN Sport的会员, 以及安排培训和咨询, 体育比赛, 比赛, 火柴及装置 合同 与UoN Sport签订合同
收集和分析公众可获得的体育成就记录, 如国家体育管理机构和10国力量 合法权益 让大学认可教职员的体育成就的正当利益
与代表大学提供服务的第三方承包商共享,如学徒, 软件解决方案 合法利益 & 合同 就与第三方的合同和UoN的合法利益而言,有必要向员工提供服务,并在发生数据处理时遵守ICO的建议
在员工查询和/或团队网站上公布的基本部门联系信息 合法权益 & 合同 对于合同和合作协议的目的来说是必要的, 在协议范围内履行这些义务符合UoN的合法利益
为举办比赛及认可计划、颁发奖项及颁发奖品之目的 合法利益 大学能够举办比赛和奖励优秀者是有明显和既定的好处的.
通过使用通过DotDigital平台发送的通讯和其他圆形材料中的跟踪像素来测量聚合参与度. 合法利益 为了汇编汇总的统计数据,以便对大学制作的材料的参与度进行衡量,有必要在个人层面上收集数据,以防止单个用户的多次点击被解释为夸大的参与度.

供住在大学管理宿舍的教职员使用, 管理有关住宿的事宜,包括费用, 健康和安全, 餐饮, 清洁、保养和纪律程序.

 

合同  合作必要性. 住宿服务可能会使用个人电子邮件地址与学生沟通.

保持十大菠菜台子整个校园的健康, 通过监控员工在校园内的活动,在全球卫生事件期间实现有效的检测和跟踪流程.

通过健康检查和自我报告确定受影响的人.

大学有十大菠菜台子义务确保雇员的健康和安全, 学生、游客和受其影响的人

这符合大学的合法利益(确保公众的健康和减少风险,以及交付和继续运作)。

这是公共利益.

符合国家相关卫生规定 & 安全立法和在全球突发卫生事件时引入的任何国家立法.

确保大学为所有学生提供安全和健康的环境的合法利益, 职员及访客.

临床学术人员(由UoN和NHS联合雇用)与员工管理和问责有关的数据,包括但不限于战略规划, 联合评估和联合工作规划.

 合同 合同需要使大学能够管理由UoN和NHS联合雇用的临床学术人员.

呼叫帮助台设备时的呼叫内容和语音. 为培训和监控目的,可以记录内容.

合法利益 大学有权记录这些资料,以便确定培训需要和监察服务水平协议


除此之外,可能还有其他的处理方法. 这是根据十大菠菜台子的政策进行的,十大菠菜台子会在获得数据时或之后尽快通知您.

处理您的个人数据是基于合同的需要,而您没有向十大菠菜台子提供所需的个人数据, 大学可能无法履行与你的雇佣合同(例如支付你工资),或者十大菠菜台子可能无法履行十大菠菜台子十大菠菜台子义务(例如确保十大菠菜台子员工的健康和安全)。.

十大菠菜台子如何使用特别敏感的个人信息
目的十大菠菜台子依据和正当理由
十大菠菜台子使用与您健康相关的信息来做出合理调整的决定 有必要处理与健康有关的数据,以便十大菠菜台子能够履行十大菠菜台子在就业法领域的义务
十大菠菜台子使用你的种族或民族信息, 宗教信仰, 性取向和政治观点进行机会平等监测 为了履行十大菠菜台子的十大菠菜台子义务,促进一个包容的工作环境,遵守《菠菜稳台子》和十大菠菜台子的其他十大菠菜台子义务
十大菠菜台子使用工会会员信息支付工会费用, 登记受保护雇员的身份,并遵守雇佣法的义务 为了履行十大菠菜台子在就业法领域的义务,处理是必要的
十大菠菜台子使用你的犯罪记录, 训诫和警告,以评估你是否适合从事你所从事的工作

加工是必要的 为:

  • 履行十大菠菜台子在雇佣法方面的义务,履行十大菠菜台子对教职员和学生的照顾义务;
  • 保护儿童和弱势群体;
  • 防止非法行为的发生.

十大菠菜台子从第三方那里得到了什么信息?

有时十大菠菜台子从第三方接收您的数据. 下表列出了十大菠菜台子可能从他们那里收到的信息.

十大菠菜台子从谁那里获得数据
Source十大菠菜台子可能从他们那里收到的资料
职位空缺经理(石鱼) 你的申请和招聘记录
内政部(UKVI) 您的移民身份
职业健康服务,全科医生/执业医生 医疗, 与可访问性相关的和类似的信息(十大菠菜台子只在您同意的情况下从第三方获取该信息)
相关专业团体(例如GMC或NMC) 您的专业注册状态
大学DBS提供商(GBG plc) 你的犯罪记录和禁止名单
外部培训机构 培训及发展资讯
外部评估机构 心理测量测试和评估结果
其他职业介绍所 个人和联系方式,你的申请和简历
以前的雇主 你以前的工作记录
运动成就记录 国家和地区体育管理机构的公共记录,和权力的10

十大菠菜台子和谁分享它?

有时十大菠菜台子可能需要共享您的数据,包括敏感的个人数据. 下表给出了这种数据共享的示例.

十大菠菜台子和谁共享数据
收件人十大菠菜台子可以和他们分享多少数据啊
部门经理 详细联系方式, 就业细节, 出席, 计划工作负载, 性能, 行为, 为履行雇佣合同提供培训和发展信息,为履行十大菠菜台子的注意义务提供健康信息,并在必要时进行合理调整和/或提供额外的健康信息
十大菠菜台子的行政和支持人员 详细联系方式, 就业细节, 计划工作负载, 移民的细节, 出席, 培训, 以及发展和进展信息. 仅在实施合理调整和/或提供其他支助所需时提供健康信息
工会 与雇佣关系有关的资料
调查人员, 听证小组主席和成员, 外部律师, 就业审裁处和ACAS 有关行为、表现及雇用的个人资料
研究资助者 员工详细信息, 包括专门知识和薪金资料,以便审计工作人员的能力,以获得经费.
代表十大菠菜台子处理个人资料的第三方机构, 比如培训提供者, 评估提供者和就业调查人员 姓名,联系方式和工作详情
正在向其进行潜在TUPE转让的第三方组织 雇佣合同条款和条件及相关福利(完整的员工责任信息)
例如,大学有义务向其报告的官方机构 颅脑  和学生办公室,或他们的代理人 为履行大学向这些机构提交报告的义务而提供的必要资料. 这可能包括相关的特殊类别数据
未来的雇主 有关行为、表现及雇用的个人资料, 十大菠菜台子在哪里被要求提供推荐信
专业发展课程导师 课程出席名单和联系方式
政府机构,如英国签证和移民办公室和内政部 详细联系方式, 护照详细信息, 工资和其他雇佣基础细节,例如固定期限或长期合同状态
大学DBS供应商(GBG plc) 姓名及联系方式
大学养老金计划(如USS, CRSP, SPAS和NHS) 个人信息,包括联系方式、工资和养老金缴款详情
HMRC 联系方式,薪资和福利细节
专业注册的专业规管机构 联系方式,出席和表现和行为信息
信息系统部 所有以电子方式保存的个人资料(用作备份及发展新系统之用)
内部审计处 内部控制持续运作及/或预防所需的任何个人资料, 发现和调查可疑的欺诈或违规行为
UNNC(宁波校区)和UNMC(马来西亚校区) 联系方式和性能细节
警察(只有在有十大菠菜台子依据的情况下,才会在有要求的情况下分享) 十大菠菜台子会在有需要时提供资料,以履行大学在预防和侦查犯罪方面的十大菠菜台子义务
软件主机和云提供商 信息将与信息技术供应商和供应商共享,以提供十大菠菜台子的服务. 这些数据可能会转移到欧盟以外, 然而, 十大菠菜台子确保有适当的合同,并进行尽职调查,以确保个人信息的安全.
NHS的测试 & 跟踪和PHE(或其替换) 十大菠菜台子可能会分享您的联系方式和您在大学校园内的活动信息,以便他们识别您可能曾经联系过或可能曾经联系过您的个人. 这样做是为了让他们与可能需要自我隔离的人联系.


十大菠菜台子什么时候将数据转移到海外(欧盟以外)?

如上表所示, 如果您在工作期间被分配到UNNC或UNMC工作,十大菠菜台子将在欧盟以外共享您的数据, 基于这样的数据传输是履行十大菠菜台子与你方合同所必需的. 数据传输到马来西亚和中国校区受制于数据共享协议,其中包含欧盟范本条款.

菠菜稳台子还与可能使用云和/或托管技术的供应商和合作伙伴合作. 十大菠菜台子对合作伙伴进行数据安全尽职调查, 确保适当的合同到位,并且这些合作伙伴符合适当的认证.

无论转账发生在哪里, 学校会有适当的合同,并有严格的规则来保护你的信息的机密性和安全性.

十大菠菜台子会保存你的数据多久?

大学只会保存你的个人资料,直到达到十大菠菜台子收集资料的目的为止. 你的个人资料在不同方面的保留期限详情,可在十大菠菜台子保留时间.

决定个人资料的适当保存期限, 十大菠菜台子会考虑, 自然, 以及个人数据的敏感性, 未经授权使用或披露你的个人资料所带来的潜在风险, 十大菠菜台子处理您的个人资料的目的,以及十大菠菜台子能否透过其他途径达到这些目的, 以及适用的十大菠菜台子要求.

通常与雇佣有关的个人资料会在你离职后保存约六年. 这一保留期与合同法纠纷立法有关. 考虑到向大学提交的终身人身伤害索赔的可能性,与健康和安全有关的个人数据可能被无限期保留.

我可以从哪里获得更多的信息?

如果您对这项政策有任何疑问,请 请联系数据保护团队.

十大菠菜台子将定期审阅此隐私通知,并将在此网页上发布任何更新. 此隐私通知最后一次更新于2018年9月27日.

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电话: +44 (0) 115 951 5151
传真: +44 (0) 115 951 3666
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